De flexibele werkplek blijft

Sinds de pandemie is werken vanuit huis normaal geworden. Dat is goed terug te zien in de lege zakelijke districten van steden. Daarnaast gaat er bijna geen maand voorbij zonder dat er een rapport verschijnt waaruit blijkt dat medewerkers thuis niet alleen gelukkiger zijn, maar ook productiever en gezonder. Bovendien besparen ze tijd en geld op het woon-werkverkeer.

Helaas wordt er vooral gesproken over het aantal dagen dat we op kantoor moeten zijn, in plaats van over de langetermijneffecten die deze revolutie zal hebben op de werkplek, of dat nu de woning, het kantoor, een virtuele wereld of een andere plaats is.

Rustige werkplekken om geconcentreerd te kunnen werken

De waarheid is dat mensen een comfortabele plek nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Een deel van dit werk (tussen één derde en de helft) wordt alleen gedaan, de rest wordt uitgevoerd in samenwerking met anderen (persoonlijk of via virtuele omgevingen). Voor het werk dat alleen wordt gedaan is een rustige plek nodig, zodat mensen zich kunnen concentreren. Voor werk wat met anderen wordt uitgevoerd, is een ruimte nodig in het kantoor van de werkgever, een online omgeving of een andere plek (samenwerkruimtes).

Kantoorontwerper Gensler¹ heeft jarenlang onderzoek gedaan naar de effectiviteit van kantooromgevingen in de VS. Uit de gegevens (zie grafiek) blijkt dat kantoren goed zijn voor het sociale leven, voor trainingen en het persoonlijk samenwerken met anderen. Samenwerking is daarom dan ook een van de redenen dat mensen naar kantoor gaan.

Kantoren zijn goed om samen te werken, maar niet om alleen te werken

Effectiviteit van de kantooromgeving ter ondersteuning van elke werkmodus op een schaal van 5

Bron: Gensler, 2022.

De officiële kantoorscore voor het alleen werken of het virtueel samenwerken met anderen is historisch laag. Zelfs voor de pandemie waren de meeste kantoren niet gericht op het ondersteunen van de taken die alleen moeten worden verwerkt. Het lijkt erop dat de woning dat gat nu opvult; een vaak genoemd voordeel van thuis werken is de rust, evenals een flexibelere werkdag en geen woon-werkverkeer.

Maar voor sommige mensen is thuis werken niet voordelig: bijvoorbeeld omdat er in hun woning geen rustige en comfortabele plek is om te werken. Daarnaast kunnen minder gedisciplineerde mensen het een uitdaging vinden en de voorkeur geven aan de structuur van een kantoor.

Samenwerkruimtes voor interactie

Mensen willen nog altijd een paar dagen per week naar kantoor komen (zie grafiek). Een vaak genoemde reden is het contact met anderen, wat heel waardevol kan zijn. Uit onderzoek van Microsoft² blijkt dat de bedrijfsbrede overstap naar werken op afstand niet voordelig is geweest voor de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen. Omdat de communicatie meer werd opgedeeld, werd de kennisoverdracht belemmerd, waardoor de productiviteit van de werknemers en de innovatie op lange termijn in gevaar kwamen.

Mensen hebben verschillende voorkeuren voor de hoeveelheid dagen die ze thuis willen werken

Hoeveel dagen per week zou je na de Covid-pandemie thuis willen blijven werken (van degenen die thuis kunnen werken)?

Bron: Survey of working arrangements and attitudes, WFH Research 2022.³

Ontwerp van slimme werkplekken

Uit bovenstaande resultaten blijkt dat mensen zowel thuis als op kantoor willen blijven werken. Zij verdelen hun tijd tussen taken die alleen en in samenwerking met anderen moeten worden uitgevoerd. Een deel van die samenwerking wordt uitgevoerd in virtuele ruimtes; een deel ervan in fysieke (kantoor)ruimtes. Een effectieve werkplek zal al die soorten ruimtes moeten ondersteunen: thuis, kantoor en virtueel.

Op dit moment worden veel kantoorgebouwen geoptimaliseerd voor creatief groepswerk, maar er zijn ook faciliteiten nodig voor taken die alleen moeten worden uitgevoerd en in samenwerking met anderen via virtuele omgevingen. Deze ruimtes kunnen halfgesloten ruimtes zijn voor rustige werkplekken en aparte ruimtes met videoconferentiehardware⁴.

Daarnaast heeft Gensler ontdekt dat kantoormedewerkers ook op zoek zijn naar een mix van ervaringen, zoals informele ruimtes voor de interactie met anderen, bibliotheekachtige ruimtes om in stilte te kunnen werken, creatieve labs en gastvrije ruimtes met veel voorzieningen.

Deze ontwerpvereisten hebben invloed op de vereisten voor een kantoorruimte. Alhoewel veel bedrijven oorspronkelijk dachten dat het werken vanuit huis ruimte zou besparen in het kantoor, lijkt het erop dat ze die conclusie zullen moeten bijstellen.

Thuiskantoren worden ondertussen geoptimaliseerd om rustig te kunnen werken en in virtuele omgevingen samen te kunnen werken. Daarvoor kunnen onder meer internetpakketten nodig zijn voor 'telewerkers', met geavanceerde cyberbeveiligingsmaatregelen, hardware-as-a-service-aanbiedingen om thuiskantoren uit te rusten met videoconferentiesoftware (of metaversum) op prosumerniveau en communicatie- en samenwerkingsplatforms die de workflow tussen teamleden optimaliseren.

Naast de woning en het kantoor ontstaan er ook andere werkplekken. Virtuele ruimtes in het metaversum of samenwerkruimtes ergens tussen de woning en het kantoor lijken steeds waarschijnlijker. En digitale nomades kunnen ervoor kiezen om vanaf een Aziatisch strand of in een appartement in een prachtige Europese stad als Lissabon te werken⁵. In de toekomst werken we gewoon op de plek waar we het meest productief en het gelukkigst zijn. En die toekomst nadert met rasse schreden.